Pozvánka na oslavu

Jak pozvat na oslavu

Chystáte se oslavovat a přemýšlíte na vhodném způsobu pozvání? Snažíte se přijít na to zda být kreativní nebo zvolit raději formální způsob pozvání na oslavu? Starost o pozvání hostů je zde opravdu na místě. Protože právě pozvánka napoví o oslavě nejvíc. A tak, pokud chceme zaručenou účast, vyplatí se vám věnovat jí trochu pozornosti. Nezapomeňte, že vaše pozvánka nemá za účel lidi odradit ale nalákat a vzbudit o vaše pozvání zvědavost a zájem.

O tom jak svým hostům sdělíme, že se akce koná, záleží samozřejmě na jejím stylu. Jinak oslovujeme své přátele a jinak se obracíme na své obchodní partnery. Obecně ale platí, že se zve formálně (dopisem, vytištěnou navštívenkou nebo pozvánkou) a neformálně (osobně, telefonicky, e-mailem či písemnou, ale mnohem zábavnější a kreativnější formou jako při oficiálních akcích).

Vzhled pozvánky na oslavu

Vzhled pozvánky na Vaši oslavu

Už samotný vzhled by nám měl napovědět v jakém duchu bude akce probíhat. Tzn. pokud připravujeme akci neformální, netypickou, tím více můžeme dát prostor kreativitě a anomálii. Akce slavnostní by měli mít pozvánky elegantní, vkusné až strohé. Jejich design může stylově ladit s typem akce. Barevně vycházet z dekorací atd. Velmi důležité je také to jako je pozvánka na oslavu vyhotovena. Velkou váhu mají ručně psané pozvánky. Jsou používány zejména v diplomatických kruzích, mají vysokou hodnotu a vyjadřují opravdovou úctu k adresátovi. Ručně vypisujeme i jméno pozvané osoby. Nejlépe uděláme, když použijeme plnicí pero. Krasopis většinou dnes nepatří k výbavě běžně vzdělaného jednotlivce. Pokud tedy náš rukopis patří k méně sympatickým, je samozřejmě vhodné obrátit se na odborníka. Nabízí ručně psané písmo různých druhů a díky němu se můžete prezentovat nejen s kvalitně napsanými pozvánkami, ale i s diplomy, certifikáty, listy atd.

Doručení pozvánky

Správné doručení pozvánky

Musíme hostům dát dostatek času na přípravu. Pozvánky proto rozesíláme hostům v dostatečném předstihu tak, aby hosté měli dostatek času si svůj účast naplánovat a s akcí počítat. Bereme v úvahu i mimořádnost období, například v době dovolených je dobré přidat pár dnů navíc. Pro VIP hosty se často používají i tzv. "zvací dopisy", kde jsou hosté upozorněni, že jim přijde pozvánka na určitou akci se zdvořilou žádostí o rezervaci, v jejich jistě zaplněném kalendáři. Tyto listy se většinou posílají jeden až dva měsíce před akcí. U běžné pozvánky je typická doba pro její rozesílání 2 až 3 týdny předem. Následnou účast na oslavě můžeme ověřit i telefonicky. Hosté by nám měli zpětně dát vědět zda se na akci zúčastní nebo ne. A tak na pozvánku uvedeme, aby hosté potvrdili svou účast, a to e-mailem, telefonicky nebo písemně. Tato zpětná reakce je pro každého organizátora velice důležitá. Proto jí věnujte pozornost a případně se i omluvte za svou neúčast.

Zkratky na pozvánkach

Na pozvánkach

se často objevují i tajemné zkratky jako např. RSVP (repondez s'il vous Plaine - račte laskavě odpovědět) tato zkratka umístěná v pravém dolním rohu nás nabádá, abychom potvrdili na uvedeném kontaktu svou účast. Totéž jako RSVP znamená v slovenská zkratka RPO (račte prosím odpovědět). A pokud se se značkami nebo jen o samotě nachází i regrese only voláme na uvedené číslo jen tehdy pokud nemůžeme. Velmi zaneprázdněným hostem, pokud potvrdili účast, pošleme ještě dva týžne před začátkem akce připomínku. Zde se nachází zkratka p.m (Pro připomínku / na připomínku). Na pozvánkách můžeme ještě použít zkratky s.t (sine tempore - přijďte přesně) nebo c.t (cum tempore - čas příjezdu je volný). Nakonec velmi důležitá zásada. Potvrzená účast na slavnostní akci je závazná a jen velmi vážné důvody jsou záminkou k tomu, abychom na akci nedorazili.

A co by v správné pozvánce nemělo chýbět? Určitě to, na co se akce zaměřuje. Jako první se samozřejmě uvádí proč hosta zveme. Název akce, tematické zaměření, její styl, zkrátka vše co dotyčnému pomůže vytvořit si představu o celkové atmosféře i stylu akce. Předejdete tím nejasnostem, kdy host neví, co ho přesně čeká a jak se vhodně k dané příležitosti obléci. Bude vědět, že pozvání na banket či raut není vhodné absolvovat po večeři o třech chodech. Zároveň mu bude jasné, že od pozvání na koktejl nemůže očekávat pohoštění, pod kterým se prohýbají stoly, ale většinou jen drobné chuťovky do ruky, sekt, víno a nealkoholické nápoje. V tomto případě mu lehké občerstvení před samotnou akcí rozhodně neuškodí. Zadruhé se zaměříme na informace o hostiteli. Každý host očekává, že bude vědět, kdo ho na akci zve. Proto tyto informace patří mezi první, které si každý na pozvánce přečte. Určitě nezapomeňte na datum, místo konání a čas. Bez uvedení těchto tří faktických informací, by vám asi nikdo na akci nepřišel. Proto je uvádíme víceméně pro úplnost, protože každý ví, že na pozvánce mají své výsadní místo.

Jak se obléct na oslavu

A teď je čas informovat hosty o tom, jak se vhodně na akci obléct. Na oslavu na dětskou párty si oblékneme přece jen trošku odolnější oblečení jako na čaj o páté. A tak pokud chceme, aby hosté byli vhodně oblečeni nebo pořádáme akci tematicky zaměřenou a vyžadujeme účast hostů v kostýmech nebo v určité barevnosti obleků nebo i jiné specifika, můžeme hostům oblečení doporučit. Výstřelky však budou patřit spíše mezi neformální akce. Pro ty oficiálně a formálně platí pravidlo obléci si slavnostní a formální oblečení. Můžeme se držet i zásady čím později se akce koná, tím se od nás očekává slavnostnější oblečení. Pro pány můžeme instrukce najít např. takto: black tie - smoking, formal dress - tmavý oblek.

Pozvání na jméno

Pokud ho dostaneme většinou to znamená, že je pozvánka na oslavu nepřenosná a určená přímo pro Vaši osobu. Pokud chce hostitel, abyste přišili se svým partnerem, je na pozvánce napsáno něco v tom duchu, jak "pan Jan Novák s manželkou" nebo se omezí na formulaci "pozvánka platí pro dvě osoby". Pokud pořádáme akce a důsledně trváme na tom, aby na akci přišli jen ti hosté, kterým jsme pozvánku doručili a ne jejich rodinní příslušníci nebo jiný záskok - napíšeme "pozvánka je nepřenosná". Pak by se nemělo stát, že se na akci objeví nezpůsobilí nebo nevhodní hosté. Zpravidla však platí, že pozvánka na jméno je určena pro samotného hosta a neočekává se, že by pozvánka byla putovní. Pokud se záležitost týká obchodních kontaktů záleží i na dohodě s hostitelem, když na akci pošle svého pověřeného zástupce.

Na závěr jen třeba dodat, že dnes je mnoho způsobů jak na oslavu pozvat. Můžeme se řídit tou nejformálnější etiketou, ale nezapomeňte, že dětská oslava má být hlavně pro zábavu, oslava kulatých narozenin je váš den a máte si ho užít a akce, které jsou hlavně formálně zkuste ve zdraví přežít. Přejeme vám příjemnou zábavu.